Check-list pour organiser une SEME

Check-list pour organiser une SEME

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      Les SEME visent à créer des échanges entre les milieux industriels et le monde académique par le biais d'une semaine de travail sur des problèmes posés par des industriels et nécessitant des approches mathématiques innovantes.
    Les sujets, présentés et discutés le premier jour, sont traités par des groupes de 4 ou 5 jeunes chercheurs (doctorants et poѕt-doctorants). Les avancées sont présentées oralement le dernier jour. Chaque groupe peut éventuellement être épaulé par des chercheurs plus expérimentés, mais garde une totale liberté quant à l'orientation de ses travaux.
    Les SEME sont une initiative du GDR CNRS Mathématiques et Entreprises et sont désormais co-organisées avec AMIES. Elles sont inspirées du modèle des European Study Group for Industry mis en place au Royaume-Uni dans les années 1960 puis dans de nombreux pays européens.
    Une SEME s'adresse prioritairement aux doctorants et post-doctorants en mathématiques et mathématiques appliquées (et à leurs encadrants), quels que soient leurs domaines de recherche, qu'ils correspondent ou non aux problèmes proposés. Des candidatures M2 peuvent être considérées au cas par cas.
 

Les frais de la SEME sont majoritairement pris en charge par le GDR-Maths et par AMIES, à l'exception du transport du doctorant vers le lieu de la SEME (sauf demande de subvention particulière).
(virement par le GDR, sur factures par AMIES)
   
Prérequis
  Organisateurs
    Avoir la volonté d'organiser un évènement autour des mathématiques permettant de rapprocher des étudiants et des entreprises.
D'une part, les étudiants seront encadrés par des professeurs et chercheurs représentant les laboratoires de votre université. En cela, vous sensibilisez des laboratoires à ce que signifie "mathématiques appliquées" pour des représentants du monde industriel.
D'autre part, des entreprises la plupart du temps locales, peuvent s'essayer à explorer de nouvelles pistes d'innovation en comprenant mieux les compétences proposées par l'université. Vous y gagnez en visibilité et en crédibilité.
Nous encourageons les organisateurs à convier la presse locale (ou plus si affinités) lors du moment fort de la Semaine que constitue la restitution des résultats. Cette partie, correctement vulgarisée, montre l'impact sociétal de l'université et des laboratoires de Maths de la ville accueillante, et met en valeur des entreprises souvent implantées régionalement.
  Entreprises
   

Chaque entreprise apportant un sujet bénéficie de la réflexion menée par plusieurs étudiants de haut niveau pendant une semaine. De nouvelle pistes d'investigation sont apportées et peuvent appeler à des développements d'une nature inédite pour l'entreprise.
Dans la préparation et le suivi de cette Semaine, la société est aussi mise en relation avec des chercheurs et des laboratoires académiques. de premier plan. A la suite de cette semaine, l'entreprise et le laboratoire peuvent envisager de poursuivre une collaboration sous forme de partenariat ou d'expertises.
Par leur nature académique, les travaux réalisés lors d'une SEME ne sont pas soumis à un quelconque accord de confidentialité. Ils ont pour but d'apporter un regard nouveau sur un problème industriel donné. Néanmoins, toute poursuite de travaux traitera dans le détail des aspects de propriété industrielle et de propriété intellectuelle.
Les idées avancées en conclusion de la Semaine seront publiés sur différents sites Web.

Quelques renvois vers les aspects de confidentialité : choix des sujets, sujets concurrents, rapport archivé.

  Etudiants
   

La participation à une SEME s'inscrit parmi les missions que l'étudiant peut réaliser en marge de sa thèse (au même titre que des heures d'enseignement ou qu'une mission en entreprise en tant que doctorant conseil).
La Semaine permet aux étudiants de découvrir et de se confronter à une demande émanant du monde industriel. De ce point de départ, et des relations entretenues pendant la semaine avec l'industriel, ils ont un aperçu de la réalité de la R&D en entreprise.
Le travail réalisé en commun durant cette SEME est scientifiquement valorisé par la publication des résultats, en particulier sur le site HAL.

Les possibilités de valorisation de cette semaine dépendent de l'école doctorale de chacun. Il est possible pour les organisateurs de négocier une validation de "journées CIES" ou de "crédits formations" à attribuer aux participants. Le système européen de Crédits ECTS est aussi envisageable.

Quelques renvois vers la valorisation de cette semaine : le rapport archivé.

Décision d'organiser une SEME
  Fixer la date : une semaine pleine du lundi au vendredi.
Une thématique en accord avec l'expertise des labos peut-être retenue (note).
Mettre en place une cellule organisatrice.

 

A noter : l'hypothèse de 4 groupes de travail, chacun traitant d'un sujet industriel et réunissant de 5 à 6 thésards, est retenue dans toute la suite de cette présentation.

 

L'organisation d'une SEME au sein d'un laboratoire requiert d'avoir déjà assisté à au moins une SEME précédente, pour assurer la continuité d'une part, et d'autre part pour toucher du doigt les préparatifs et les réelles contraintes engendrés.

 

SEME moins 3 mois
  Salles à réserver
    Réservation d'un amphi pour le Lundi matin et pour le vendredi toute la journée
Respectivement :
        Lundi matin :
        Vendredi :
Présentation des projets
Remise des résultats

Y adjoindre une salle pour les pauses et buffets (déjeuner commun le lundi et le vendredi)

cf. § "Repas"

4 salles (autant que de groupes) munies d'ordinateurs dès le lundi après-midi, jusqu'au vendredi matin inclu.

De préférence au sein du laboratoire, quitte à les équiper en ordi (autant de poste que d'étudiants). Les doctorants sont ainsi mêlés aux enseignants-chercheurs, permettant de rencontrer des collègues et d'échanger sur certains points. Et aussi de faire mieux connaître les SEME par les labos.
Prévoir des horaires libres, y compris les nocturnes !
  Choix des entreprises
    Les entreprises invitées aux SEME ont majoritairement déjà travaillé avec l'université organisatrice.
Néanmoins, les SEME font partie de la panoplie d'outils mathématiques proposés aux entreprises et propagés par AMIES. En l'occurrence, ces évènements sont susceptibles d'attirer des sociétés intéressées à découvrir de nouvelles pistes de R&D. Un calendrier des SEME est régulièrement mis à jour et toute entreprise peut candidater à une SEME future.
A retenir : pour candidater à une SEME, une fois celle-ci annoncée, l'entreprise peut s'adresser à l'organisateur, dont les coordonnées sont fournies avec le calendrier préliminaire.
  Choix des sujets (proposés par les entreprises)
    Une thématique globale peut être définie afin de valoriser les laboratoires locaux tout en assurant une cohérence générale. Attention néanmoins à ne pas rendre ce thème exclusif, ni en faire un frein pour les étudiants ou les entreprises : les SEMEs sont organisées pour encourager le brassage des idées !
Les sujets sont travaillés en amont de la semaine avec le partenaire industriel, afin des les rendre traitables à la fois en termes mathématiques et en termes de durée limitée à 4 jours. La re-formulation des sujets doit être effectuée avec l'entreprise afin de cadrer avec les ressources disponibles (temps contraint & ressources informatiques disponibles).
Le nombre et la qualité des candidats n'étant pas définie à l'avance, les sujets ne pourront être attribués qu'au démarrage de la semaine, à T0 ; en conséquence, les étudiants n'ont pas la possibilité de retenir un sujet, même si celui-ci est directement lié à leur thèse. On peut juste leur demander leurs préférences. De plus, il est important d'équilibrer les groupes, à tout point de vue : aucun sujet ne doit se retrouver orphelin d'étudiants !
A propos de la confidentialité des sujets traités : les industriels peuvent être un peu frileux à l'idée de fournir des jeux de données réelles, mais il est essentiel que les jeunes puissent s'attaquer à des problèmes non académiques. L'expérience montre que l'intérêt des sujets s'en trouve renforcé. Il faut rappeler à l'industriel que toute utilisation publique de ses données (publication ou communication, en dehors de la présentation du vendredi) ne se fera qu'avec son accord. Ces données peuvent être travesties ou renormalisées si la validité de leur traitement n'en est pas altérée.
  Choix des étudiants
    Les étudiants sont recrutés via un site Web mis en place par les organisateurs du forum (cf. § "Mise en place d'un site Web dédié"). L'existence des SEME est répercutée par la communauté des mathématiciens français. Même si une thématique directrice peut être retenue pour chaque SEME, l'intérêt de ces rencontres est de provoquer des rencontres inter- et transdisciplinaires parmi les étudiants.
  Mise en place d'un site Web dédié
    Ce portail servira à présenter l'évènement, à annoncer les sujets et à permettre l'inscription d'étudiants en thèse ou de post-docs intéressés à participer. Elle peut être copiée, en fonds et forme, à partir des sites dédiés aux SEME passées.
A retenir : un modèle de page peut se trouver à l'adresse suivante : http://seme2013.imag.fr/ pour être adapté.
une maquette téléchargeable (nécessitant des connaissances en informatique) est disponible ici.

 

Les 3 mois précédant la SEME
Il est primordial de préparer les sujets en amont avec les entreprises, de façon à garantir des résultats satisfaisants en fin de semaine. Cet accompagnement sera poursuivi pendant toute la durée de la SEME pour les mêmes raisons.
 
  Inscription des étudiants
    Afin de faciliter le processus d'inscription, la page Web de la SEME peut proposer un formulaire d'inscription.
A titre d'exemple : le formulaire proposé en modèle a été réalisé avec Google Docs.

Pour s'inscrire, les étudiants sont amenés à remplir les champs suivants : nom, prénom, e-mail, université, laboratoire, directeur de thèse, domaine de recherche, date d’arrivée (dimanche soir ou lundi matin)
Afin de faciliter le processus d'inscription, la page Web de la SEME peut proposer un formulaire d'inscription.

A noter : l'expérience montre que les défections de dernière minute sont courantes : accepter un nombre d'inscriptions légèrement supérieur au quota idéal. La clôture des inscriptions devra se faire en conséquence.

Les étudiants devront valider leur inscription à la SEME avec leur directeur de thèse. Ceci afin de libérer les dates correspondantes et de garantir le remboursement des frais de transport vers l'université organisatrice.

  Ressources informatiques
    Une fois les inscriptions closes, ce qui peut arriver relativement tardivement, il faudra prévoir la création de comptes informatiques pour chaque étudiant :
                * d’une part pour les machines fixes,
                * d’autre part pour accéder au wifi-campus, pour les connections internet sur leurs éventuels portables. Ce qui peut se révéler utile dans le cas de téléchargement de logiciels non-standards.
Selon les sujets traités, la mobilisation de calculateurs ou de logiciels spécifiques pourra être envisagée et donc anticipée.
  Choix des tuteurs
    Chaque groupe se voit attribuer un tuteur, qui en pratique est un (enseignant-)chercheur de l'université organisatrice.
Le rôle de celui-ci est consultatif ; c’est à dire qu'il n’a pas à interférer dans les investigations choisies par les étudiants. Cependant, il peut tout de même, à des degrés divers, fournir quelques orientations.
  Prestations de la semaine
    L'hébergement et les repas sont pris en charge conjointement par le GDR-Maths, par AMIES et par le labo d'origine des thésards.
Transports
        Les transports vers le lieu de la SEME entrent dans les frais de thèse (sauf demande de subvention particulière).
        Les transports locaux, Bus, TRAM, Métro, etc., peuvent être pris en charge par l'organisation de la SEME.

Hébergement
        Les solutions d'hébergement sont multiples :
                * Sur le Campus
                * Hôtel d'accès facile : par exemple près de la gare si la liaison en transports en commun avec le campus est rapide.
        Pour chaque étudiant, vérifier au préalable par mail s'ils souhaitent être hébergés dès le dimanche soir.
        Décompter les étudiants locaux.

La SEME commence
  Accueil des étudiants
    A leur arrivée en amphi le lundi matin, les étudiant recevront leur kit de survie pour la semaine.
Par exemple, à Grenoble, il leur a été remis une pochette comprenant le programme, de la pub locale, les tickets de RU, une clé USB AMIES, des tickets de TRAM, des blocs-notes/stylos. Une sortie au téléphérique de Grenoble a en outre été proposée le mardi soir et encadrée par les étudiants grenoblois.
  Repas
    Le lundi et le vendredi, le déjeuner est partagé avec les représentants des entreprises. A ces occasions, l'organisation d'un buffet commun permet aux groupes des projets de se réunir. Il est donc important de prévoir au minimum 4 tables (1 par projet), avec le nombre suffisant de places et de chaises pour accueillir les étudiants, les entreprises, les tuteurs, les organisateurs et quelques invités.
Avant de conclure la semaine, et afin de permettre à tous les intervenants de se retrouver ensemble, il est préconisé d'organiser une soirée "Social Event", par exemple un dîner au restaurant, réunissant étudiants, industriels, tuteurs, et autres contributeurs à la semaine. Le choix peut se porter sur le mercredi soir, ou le jeudi soir (avec alors le risque de mobiliser moins d'étudiants, mais plus d'entreprises).
Les autres prestations (3 midis et 3 soirs) sont avantageusement assurées par les restaurants universitaires.
  Déroulement de la semaine
    A titre indicatif, les programmes des SEME précédentes sont consultables en ligne :
SEME9, au CIRM à Marseille, du 14 au 18 avril 2014.
SEME8, au Laboratoire MAPMO d'Orléans, du 20 au 24 janvier 2014.
SEME7, au Laboratoire XLIM de Limoges, du 4 au 8 novembre 2013.
SEME6, au Laboratoire Jean Kuntzmann de Grenoble, du 10 au 14 juin 2013.
SEME5, à l'Institut Elie Cartan de Nancy, du 11 au 15 février 2013.
SEME4, à l'Institut Henri Poincaré de Paris, du 15 au 19 octobre 2012.
SEME3, à l'Institut IMT de Toulouse, du 4 au 8 juin 2012.
SEME2, à l'Université Claude Bernard de Lyon, du 28 nov. au 2 déc. 2011.
SEME1, à l'Institut Henri Poincaré de Paris, du 4 au 8 avril 2011.

Lundi : matinée

Introduction à la SEME, en rappelant bien les enjeux, pour l'industriel et pour les étudiants. Il est opportun des souligner de la nécessité de fournir, à la suite de la Semaine, un rapport publiable. De ce rapport, un poster sera aussi demandé.
Présentation des sujets par les industriels : 1/2 h pour chaque sujet, questions comprises, est généralement suffisant.
Ces présentations ont lieu en amphi devant tous les participants à la SEME.
Tous les aspects de confidentialité doivent avoir été réglés au préalable entre les organisateurs et les industriels. Des aménagements peuvent exceptionnellement être accordés en cas de sujets concurrents.
Note : l'amphi devra être équipé ce jour-là d'un vidéoprojecteur, idéalement avec un pointeur laser qui fonctionne (vérifier les piles). Un tableau conventionnel avec craies ou feutres fonctionnels peuvent également être utiles.

Lundi : après-midi

4 ateliers de discussion en parallèle avec les représentants industriels. Afin que toutes les questions puissent être posées, un tête-à-tête étudiants-entreprises, hors présence du tuteur, est souvent préférable ; cela permet d'éviter une forme d'autocensure.

Mardi :      travail
Mercredi : travail
Jeudi :       travail

La découverte d'un lieu de la ville d'accueil peut être organisée un soir, ainsi qu'un dîner commun rassemblant tous les protagonistes de la Semaine.

Vendredi : matinée + après-midi

Une heure d’exposé pour chaque sujet d'entreprise (ce n’est pas trop !)
        40 min de présentation : pousse les étudiants à proposer du contenu au travers d'une présentation structurée.
        15 min de questions, de l'industriel, mais aussi de l'auditoire.
        + 5 min (slack)
Note (bis): l'amphi devra être équipé ce jour-là d'un vidéoprojecteur, idéalement avec un pointeur laser qui fonctionne (vérifier les piles). Un tableau conventionnel avec craies ou feutres fonctionnels peuvent également être utiles.
Il est bon de rappeler que le travail n'est pas tout à fait fini (cf. ci-dessous). Les étudiants repartent avec leur attestation de participation.
L'après-SEME
 

Le travail n’est pas fini !
Au terme de la Semaine d'Etude, chaque groupe d'étudiants remet un rapport de synthèse reprenant les résultats exposés lors de la restitution du vendredi. Le tuteur du groupe est chargé de veiller à ce que le rapport arrive dans les délais impartis ; ainsi que le poster.

Les objectifs d'un tel rapport :

  •     Il est valorisable dans le cursus des étudiants en tant que publication scientifique. Ainsi, il est déposé dans l' archive ouverte du monde scientifique français et étranger : HAL ; qui par principe est ouverte (!).  
  •     Il est un témoin de la qualité des travaux fournis lors des SEMEs et joue un rôle incitateur pour les candidats, industriels et académiques, aux SEMEs futures. Cf http://hal.archives-ouvertes.fr/ et Semaines d'Etudes Maths Entreprises pour la Collection dédiée aux SEMEs
  •     Il est utile aux organisateurs (Université, GDR, AMIES) à faire la promotion de leurs laboratoires, chercheurs, professeurs, étudiants et doctorants.
  •     Selon la volonté de l'industriel, si son nom ou la nature des travaux apparaissent clairement, ce rapport témoigne de son engagement R&D et du caractère innovant de ses travaux.

Tout cela n'est possible qu'après relecture par le partenaire industriel, tant du point de vue critique, que sur certains aspects de confidentialité.
Après cette dernière formalité, le rapport est publié.
Pour préserver la confidentialité de certains travaux, il est possible d'anonymiser le nom du demandeur (peu demandé), de normaliser les données de travail pour qu'elles perdent toute signification exploitable, ou d'éluder certaines parties sensibles (idées originales, domaine d'application, développement théorique).
Au regard des publications déjà existantes, de l'état de l'art reconnu, des enjeux concurrentiels, l'industriel peut estimer le niveau de confidentialité du rapport fourni.

En outre, un bref interview de chaque participant, étudiant ou entreprise, sera effectué, pour enrichir les témoignages des SEMEs à la française. Il sera réalisé par AMIES immédiatement après la semaine.
 

Récapitulatif sur la logistique (à titre indicatif)
  Lieux
    Amphi
        Réservation pour lundi matin et vendredi toute la journée
Salle pour repas
        Réservation pour lundi midi et vendredi midi
Salles informatiques
        Réservation de 4 salles pour toute la semaine (lundi après-midi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi)
  Hébergement
    Hôtel
        Marché de groupe pour environ 25 étudiants (moins les étudiants locaux)
        dès dimanche pour les étudiants qui en ont exprimé la demande (échange de mail)
        pour lundi, mardi, mercredi et jeudi
  Repas
    Midi
        Lundi et vendredi : traiteur pour 45 personnes
        Mardi, mercredi, jeudi : CROUS (salle particulière, paiement de tous les tickets, contremarques)
Soir
        Lundi, mardi, mercredi : CROUS
        Jeudi (par ex.) : restaurant en ville : salle conviviale pour un groupe de 35 personnes
Pauses-café pour 45 personnes
        Lundi : accueil + pause de milieu de matinée
        Vendredi : pause de milieu de matinée
  Transports locaux
    Tickets Bus, TRAM, Métro, etc.
  Goodies
    A voir auprès de l'Université, de la Ville, d'AMIES et des Industriels
ex. de la part d'AMIES : clefs USB (SEME) , stylos, blocs papiers.
  Badges d'accès
    Le cas échéant

 

Budget prévisionnel (exemple)
    Hypothèses :
        25 étudiants (dont 10 locaux)
        45 personnes présentes le lundi et le vendredi
        35 personnes participant au repas extra en semaine
    Hébergement   15 étudiants x 4 nuits x 80€ (non comptés : 10 étudiants locaux)   4800  
    Repas traiteur (L, V)   45 x18€ x2   1620  
    Pause-Café (L, V)   45 x3€ x2   270  
    Repas Midi et Soir   25 x6€   1050  
    Restaurant   35 x40€   1400  
    Goodies   25 x5€   125  
    Tickets de bus/tram/métro   10 tickets par étudiant pour la semaine pour 15 étudiants.   150  
      TOTAL (estimation)   9415  
    Pensez aux conventions avec le CROUS suffisamment tôt !